Приказ НКВД СССР № 0170 с объявлением инструкции по учету спецпереселенцев
16 августа 1944 г.
Секретно
Объявляется для руководства инструкция по учету спецпереселенцев.
Объявляемую инструкцию изучить работникам отделов (отделений) спецпоселений НКВД—УНКВД, РО НКВД и спецкомендатур НКВД.
Зам. народного комиссара внутренних дел Союза ССР
комиссар госбезопасности 2-го ранга Чернышов
[Приложение]
Инструкция по учету спецпереселенцев
I. Общие положения
1. Основными задачами учета спецпереселенцев являются:
а) установление численности семей и количества спецпереселенцев;
б) обеспечение контроля за движением спецпереселенцев в границах районов расселения;
в) выявление трудоспособных спецпереселенцев в целях контроля за их трудовым устройством;
г) своевременное выявление побегов спецпереселенцев с мест их расселения;
д) выдача справок на спецпереселенцев по запросам органов НКВД, НКГБ, контрразведки НКО и НКВМФ «Смерш», а также партийных и советских органов.
2. Учету подлежат все контингенты спецпереселенцев, обслуживаемые отделами (отделениями) спецпоселении НКВД—УНКВД.
Примечание. Новые контингенты спецпереселенцев берутся на учет по мере их поступления по указанию отдела спецоселений НКВД СССР.
3. Учет спецпереселенцев организуется по каждому контингенту в отдельности и ведется:
а) в спецкомендатурах НКВД по спискам, составляемым по прилагаемой форме (см. приложение № Г);
б) в РО НКВД и в отделах (отделениях) спецпоселений НКВД—УНКВД по карточкам учета.
4. Учетные карточки устанавливаются следующих форм:
а) форма № 1 — семейная, для учета глав семей (см. приложение № 2);
б) форма № 2 — персональная, для учета каждого спецпереселенца, за исключением глав семей и детей до 16-летнего возраста (см. приложение № 3);
в) форма № 3 — суммарная, для учета детей спецпереселенцев, не достигших 16-летнего возраста (см. приложение № 4).
5. Учетные карточки изготовляются типографским способом стандартного размера 95x140 мм. Содержание текста и размер их должны соответствовать указанным в настоящей инструкции приложениям.
6. При заполнении учетных карточек на спецпереселенцев используются следующие документы:
а) паспорта, свидетельства о браке, о рождении;
б) эшелонные списки и акты приема спецпереселенцев;
в) постановления или приговоры судебных органов;
г) другие официальные документы.
При отсутствии документов на спецпереселенцев заполнение учетной карточки производится путем опроса спецпереселенца, причем в таких случаях в конце текста в графе «особые отметки» делается запись «заполнена со слов».
7. Карточки учета заполняются разборчиво, чернилами, без помарок, скрепляются подписью заполнявшего (с указанием занимаемой должности).
Примечания: 1. Карточки учета заполняются в двух экземплярах, из коих один экземпляр для картотеки РО НКВД и один экземпляр для справочной картотеки отдела (отделения) спецпоселений НКВД—УНКВД.
2. По Казахской, Киргизской и Узбекской ССР карточки учета заполняются в 3 экземплярах, из коих один экземпляр для картотеки РО НКВД, остальные два экземпляра для справочных картотек отдела (отделения) спецпоселений УНКВД области и отдела спецпоселений НКВД республики.
8. Из заполненных учетных карточек (ф. № 1 и № 2) на спецпереселенцев создаются картотеки по каждому контингенту спецпереселенцев отдельно. В картотеках карточки раскладываются строго в алфавитном порядке.
Картотеки создаются: в РО НКВД посемейно-персонального учета; в отделах (отделениях) спецпоселений НКВД—УНКВД справочные.
9. Картотеки учета в РО НКВД состоят из 3 самостоятельных разделов: 1 раздел — «наличный учет»; 2 раздел — «временно убывшие» и 3 раздел — «архивно-справочный».
В 1 разделе (наличный учет) находятся учетные карточки, заполненные на спецпереселенцев, состоящих налицо.
Примечание. Карточки учета ф. № 1 на глав семей вкладываются в картотеку вместе с карточками персонального учета (ф. № 2) в алфавитном порядке.
Во 2-м разделе (временно убывшие) находятся учетные карточки на временно убывших спецпереселенцев:
а) бежавших (находящихся в бегах);
б) арестованных (отбывающие сроки наказания в местах заключения). Примечание. На мобилизованных спецпереселенцев, убывших на работы временно в другие республики, края и области, карточки учета остаются на месте в 1-м разделе картотеки.
В 3-м разделе (архивно-справочном) хранятся учетные карточки на спецпереселенцев, убывших из мест поселения и снятых с учета:
а) освобожденных;
б) убывших в порядке переселения в другие места;
в) умерших.
Для быстрого наведения той или иной справки в картотеку вкладываются прокладки, на которых в 1-м разделе наносятся буквы алфавита; во 2-м разделе надписи «бежавшие», «арестованные»; в 3-м разделе «освобожденные», «переселенные», «умершие».
10. В отделах (отделениях) спецпоселений НКВД—УНКВД справочные картотеки на разделы не делятся.
Обо всех изменениях по учету спецпереселенцев делаются в учетных карточках соответствующие отметки и обратно вкладываются в картотеку.
11. Учетные карточки хранятся в приспособленных для этой цели шкафах или ящиках, закрывающихся на замок.
12. Допуск посторонних лиц к картотекам категорически воспрещается.
13. Личные дела на спецпереселенцев не заводятся. Личные дела на спецпереселенцев, заведенные ранее на бывших кулако,в ведутся и хранятся в РО НКВД и на ссыльно-поселенцев из прибалтийских и Молдавской ССР — в 1-х спецотделах НКВД—УНКВД.
Примечание. В отдельных случаях дела на новые контингенты спецпереселенцев заводятся только по указаниям НКВД СССР.
14. Работники спецкомендатур, РО НКВД и отделов (отделений) спецпоселений НКВД—УНКВД обязаны соблюдать точность и аккуратность в учете спецпереселенцев.
Малейшая небрежность, допущенная в этой важной работе, может привести к недоучету спецпереселенцев и скрытию их от учета органов НКВД.
15. Для осуществления контроля за состоянием учета спецпереселенцев в спецкомендатурах и РО НКВД периодически с санкции руководства НКВД— УНКВД производится переучет спецпереселенцев.
II. Порядок взятия на учет спецпереселенцев
16. Все спецпереселенцы, прибывшие на поселение, немедленно берутся комендантом спецкомендатуры НКВД на персональный учет по документам, являющимся основанием на поселение.
17. Основанием к поселению является наличие следующих документов:
а) список и акт приемки спецпереселенцев;
б) постановления Особого совещания НКВД СССР.
Примечание. В случаях поступления в спецкомендатуру на спецпереселенцев личных дел, таковые хранятся в РО НКВД.
18. На каждую спецпереселенческую семью заполняется карточка учета ф. № 1 — семейная. Сведения лицевой и последней страниц карточки заполняются только на главу семьи, с внутренней стороны заносятся все остальные члены его семьи.
19. На каждого спецпереселенца старше 16 лет (за исключением глав семей) заполняется карточка персонального учета ф. № 2.
Примечание. Семейная карточка, составленная на главу семьи (ф. № 1), одновременно служит и карточкой его персонального учета.
20. Все дети спецпереселенцев до 16-летнего возраста берутся на суммарный учет в целом по каждому РО НКВД и записываются в карточку учета ф. N° 3 общим количеством.
Примечания: 1. Дети спецпереселенцев по достижении 16 лет берутся на персональный учет (см. п. 19).
2. Дети спецпереселенцев бывших кулаков, достигшие 16-летнего возраста, на персональный учет не берутся, так как они в соответствии с постановлением СНК СССР Mq 1143-280с от 22 октября 1938 г. подлежат освобождению.
III. Движение учетных карточек в картотеках
21. При убытии спецпереселенцев карточки персонального учета (ф. N° 2) на них из 1-го раздела картотеки изымаются, в них делаются отметки о причине убытия. При побегах или заключении в места лишения свободы спецпереселенцев, карточки вливаются во 2-й раздел картотеки; в случаях смерти спецпереселенца — в 3-й раздел картотеки.
Примечание. В случае побега или ареста главы семьи, его учетная карточка (ф. № 1) изымается из 1-го раздела картотеки, делается в ней отметка и вкладывается во 2-й раздел картотеки.
22. При смерти главы спецпереселенческой семьи заполняется новая семейная карточка (ф. № 1) на лицо, оставшееся за главу семьи, с внесением в нее всех членов семьи, значившихся в карточке умершего.
Примечания: 1. Карточка заполняется в 2 экземплярах, из коих один экземпляр вливается в картотеку РО НКВД и один экземпляр отсылается в отдел (отделение) спецпоселений НКВД—УНКВД для справочной картотеки.
2. Прежняя учетная карточка на умершего с отметкой на лицевой ее стороне «заменена на новую ввиду смерти» вкладывается в 3-й раздел картотеки РО НКВД.
3. В отделах (отделениях) спецпоселений НКВД—УНКВД прежние учетные карточки на умерших глав семей спецпереселенцев изымаются из картотек, в них делаются отметки, после чего хранятся в архиве.
Полученные новые учетные карточки от РО НКВД вкладываются в картотеку в алфавитном порядке.
23. При возвращении спецпереселенцев из побега и по освобождении из мест заключения, ранее составленные на них учетные карточки изымаются из второго раздела картотеки РО НКВД для соответствующих отметок, после чего должны вливаться в 1-й раздел картотеки.
24. До составления отчетности учетные карточки (ф. № 1 и № 2), заполненные на прибывших спецпереселенцев, а также выбранные из картотек РО НКВД на убывших спецпереселенцев, должны храниться в отдельной папке вне картотеки. После составления отчетности, установленной табелем срочных донесений НКВД—УНКВД, учетные карточки раскладываются в соответствующие разделы в алфавитном порядке.
IV. Порядок оформления документов при переселении
25. Вся документация на спецпереселенцев, убывающих в порядке внутрирайонного или внутриобластного перемещения по мобилизации и другим причинам, оформляется через РО НКВД.
26. Обо всех происшедших изменениях в численном составе спецпереселенцев (о прибытии и убытии) комендант спецкомендатуры НКВД обязан один раз в месяц доносить в РО НКВД.
27. РО НКВД по получении сведений от комендантов спецкомендатуры НКВД о движении спецпереселенцев доносят в отделы (отделения) спецпоселений НКВД—УНКВД один раз в квартал только об убывших спецпереселен- цах, а именно: освобожденных из поселения (снятых с учета); переселенных в другую область (край, республику), с указанием времени, места и оснований выбытия, и об умерших.
28. На прибывших спецпереселенцев из других областей (краев, республик) на поселение РО НКВД высылает в отдел (отделение) спецпоселений НКВД— УНКВД составленные на них учетные карточки для справочной картотеки.
29. На прибывших спецпереселенцев в порядке внутриобластного перемещения РО НКВД новых учетных карточек не заполняет, а запрашивает соответствующие РО НКВД о высылке на них учетных карточек, что одновременно является и подтверждением об их прибытии.
Примечание. При направлении учетных карточек по запросам РО НКВД на
спецпереселенцев составляется опись в 2-х экземплярах, из коих 1-й экземпляр
направляется вместе с учетными карточками, второй экземпляр подшивается в
дело и служит подтверждением об убытии спецпереселенцев.
V. Отчетность
30. Основными отправными данными к составлению отчетных документов служат сведения по учету спецпереселенцев с момента их расселения.
31. Отчетность о расселении, наличии, движении и использовании на работах спецпереселенцев всех контингентов составляется по установленным формам и представляется в вышестоящие органы НКВД в сроки, установленные табелем срочных донесений.
32. РО НКВД в соответствии с имеющимися документами о происшедших изменениях в численном составе спецпереселенцев, расселенных по району, а также с поступившими сведениями от спецкомендатур НКВД о движении спецпереселенцев составляет отчетность по району в целом по преподанным НКВД—УНКВД формам и в установленный срок представляет в отдел (отделение) спецпоселений НКВД—УНКВД.
33. Отделы (отделения) спецпоселений НКВД—УНКВД по получении установленной ими отчетности от РО НКВД проверяют правильность составления отчетных документов, после чего составляют квартальную отчетность по области (краю, республике) в целом и представляют в отдел спецпоселений НКВД СССР строго в сроки, предусмотренные табелем срочных донесений.
VI. Порядок хранения документов
34. Материалы отчетности, находящиеся в спецкомендатурах НКВД, РО НКВД и в отделах (отделениях) спецпоселений НКВД—УНКВД, подшиваются в соответствующие дела.
35. Все бланки форм отчетов и отчетности должны бережно расходоваться и храниться как бланки строгой отчетности.
36. Помещения, где хранятся учетные карточки и дела с материалами отчетности, должны быть обеспечены в противопожарном отношении.
Начальник 5-го отделения Отдела спецпоселений
НКВД СССР, подполковник Матвеев
Начальник Отдела спецпоселений НКВД СССР,
полковник госбезопасности Кузнецов
ГА РФ. Ф. Р-9401. On. 12. Д. 207. Т. 2. 1944 г. JI. 10—10 об. Типографский экз.
* Здесь и далее приложения к инструкции не публикуются.